Как кадровые терминалы разгружают HR-специалистов и бухгалтеров

В крупных компаниях отделы кадров и бухгалтерия часто перегружены рутинными операциями. Оформление справок, прием заявлений на отпуск, выдача пропусков и ответы на одни и те же вопросы от сотрудников отнимают до 40% рабочего времени. В результате у специалистов не остается ресурсов на решение действительно важных задач: развитие корпоративной культуры, удержание ценных сотрудников и оптимизацию финансовых процессов.

Кадровые терминалы самообслуживания – это эффективный инструмент, который меняет саму модель взаимодействия сотрудника с административными службами. Он не заменяет людей, а берет на себя все рутинные задачи, освобождая от них HR-специалистов и бухгалтеров.

Для HR-специалиста терминал – это незаменимый помощник, который отсекает сотни мелких запросов.

Сотруднику больше не нужно писать заявление на отпуск от руки, нести его на подпись руководителю, а затем идти в отдел кадров. Он подходит к терминалу, выбирает тип заявления (отпуск, отгул, командировка), указывает даты, и система автоматически формирует документ. Он отправляется на электронное согласование руководителю, а затем – в кадровую систему. HR-специалист получает уже готовый, согласованный документ, который остается только подписать.

Еще один частый запрос к HR – это справки с места работы (для визы, кредита, суда). Терминал позволяет сотруднику заказать нужную справку в пару кликов. Система автоматически формирует ее по данным из 1С или другой учетной программы и отправляет на согласование руководителю. После одобрения сотрудник получает уведомление о готовности.

Помимо этого, с помощью терминала сотрудник может самостоятельно обновить свои личные данные: номер телефона или адрес регистрации. Информация сразу попадает в систему, минуя HR-отдел.

Также терминал может транслировать корпоративные новости и напоминать о важных событиях. Для новых сотрудников он может стать первым шагом в компании: с его помощью можно получить временный пропуск или записаться на вводный инструктаж.

Для бухгалтерии выгода не менее очевидна. Основная головная боль данного отдела – это работа с первичными документами и кадровыми данными, влияющими на расчет зарплаты.

Когда сотрудник сам вносит изменения в свои реквизиты (например, новые банковские данные), это исключает ошибки, которые могут возникнуть при передаче информации устно. Данные попадают в бухгалтерскую программу напрямую. Это значительно снижает количество погрешностей в расчетах и возвратов платежей из-за неверных реквизитов.

Заявления на отпуск или больничные листы, поданные через терминал, автоматически формируют производственный календарь. Бухгалтер заранее видит периоды отсутствия сотрудников и может точнее планировать нагрузку.

Все документы, созданные через терминал (заявления, уведомления), существуют в цифровом виде. Это сокращает потребность в печати сотен листов бумаги и упрощает их хранение и поиск в электронном архиве. Отказ от бумажного документооборота не только напрямую снижает офисные расходы на закупку канцтоваров и обслуживание печатающей техники, но и является весомым вкладом в реализацию экологической политики компании.

Ключевые преимущества внедрения кадрового терминала для компаний:

• Заявления и запросы обрабатываются в несколько раз быстрее.

• Высвобождается дорогое рабочее время квалифицированных специалистов.

• Лояльность сотрудников повышается благодаря отсутствию излишней бюрократии.

• Руководитель всегда может отследить статус любого заявления или запроса.

Внедрение кадрового терминала – это выгодная инвестиция в продуктивность и цифровое развитие компании. Люди ценят возможность решать свои вопросы быстро и без бюрократических проволочек. Предоставляя инструмент для этого, руководство демонстрирует заботу о комфорте своих сотрудников. Заказать разработку и производство кадрового терминала вы можете в компании «АльфаКиоск».